Functioneel beheer
Ik
ben ruim 12 jaar het luisterend oor, de single point of contact en de
kennishouder voor gebruikers in de dienstverlening aan (groot)zakelijke en
particuliere klanten. Ik ken de behoefte en wensen van de gebruikers, en zij
weten hoe en waarmee ik ze kan helpen.
Is er behoefte aan of noodzaak voor een nieuwe functionaliteit? Of moet een bestaande functionaliteit worden aangepast om processen te verbeteren of de snelheid in de informatievoorziening te versnellen? Nadat ik de prioriteit heb bepaald, zorg ik voor een gedegen analyse die ik afstem met de gebruikers en de IT leverancier. Met informatie over de return on investment, het nut en de noodzaak kan de budgethouder een weloverwogen keuze maken.
Ik vertaal de wensen en behoeften naar epics, user stories en haarscherpe requirements, zodat de leveranciers of interne IT partij precies weet wat er gebouwd moet worden. Ik houd hierbij continu contact met alle relevante stakeholders om de kwaliteit te bewaken en ervoor te zorgen dat alle partijen geïnformeerd worden en blijven over hetgeen voor hen relevant is.
Als er nieuwe functionaliteit of een wijziging op bestaande functionaliteit wordt opgeleverd zorg ik ervoor dat deze getoetst en getest wordt op wat er is afgesproken. Tussentijds heb ik geregeld contact met de IT leverancier om de kwaliteit te kunnen borgen, waardoor ik tijdig kan bijsturen als dat nodig is. Zodra er functionaliteit beschikbaar gesteld wordt door de IT leverancier, zorg ik dat de functionaliteit getest kan worden. Hiervoor stel ik verschillende testcases op om alle mogelijke flows goed te kunnen doorlopen.
Als vanzelfsprekend zorg ik ervoor dat alle betrokkenen worden geïnformeerd, zodat de verandering niet als een verrassing komt. Mijn communicatie stem ik af op de behoefte van de doelgroep. Bij grotere of complexere veranderingen zorg ik ervoor dat gebruikers worden opgeleid. Ik vind het belangrijk dat gebruikers altijd informatie kunnen terugvinden om hun werk te kunnen doen, of om klanten goed te kunnen helpen. Daarom zorg ik ervoor dat informatie over de functionaliteit en het proces eromheen voor iedereen beschikbaar is.
Wat maakt mij een goede functioneel beheerder?
Wat ik hierboven heb beschreven is voor mij vanzelfsprekend en inherent aan de functie van functioneel beheerder. Waarin ik mij onderscheid is dat is ik mijn manier van werken inricht op de volgende principes:
De kracht en het succes wordt bepaald door een goede samenwerking
Ik ben actief in het onderhouden van mijn contacten met zowel de gebruikers als ook de budgethouders en IT leveranciers. Ik zorg ervoor dat iedereen rondom mijn applicaties en bijhorende informatievoorziening weet wat er speelt. Op deze manier weet ik vraag en aanbod naadloos op elkaar aan te sluiten. Hierdoor zorg ik voor maximale efficiëntie en kwaliteit in de informatievoorziening met een tevreden gebruikersgroep.
Helder en transparant communiceren
Duidelijke communicatie is essentieel. Ik blijf mijzelf challengen om steeds beter te worden. Niet alleen voor de gebruikers die afhankelijk zijn van de informatievoorziening, maar ook voor mijzelf. Door duidelijk te zijn en mijn boodschap aan te sluiten op de doelgroep krijg ik minder vragen. Hierdoor werk ikzelf efficiënter en kan ik nog meer toegevoegde waarde leveren aan de applicatie, de informatievoorziening en de processen hieromheen.
Focus op zaken die ertoe doen
Door de juiste focus aan te brengen kan ik met een tevreden gevoel terug kijken op behaalde resultaten. Hoe ik de juiste focus aanbreng? Dat is voor iedere situatie verschillend. Wat ik hierover heb ontdekt en geleerd deel ik graag met anderen, omdat ik weet wat het mij heeft gebracht. Ik heb (korte) artikelen geschreven over slimmer en beter werken. Deze vind je hier.
(Zelf)evalutaie gecombineerd met de PDCA-cyclus
Ik ben niet alleen kritisch op wat ik om mij heen zie gebeuren, maar zeker ook op mijn eigen handelen. Ik haal feedback op, maar evalueer ook mijn eigen handelen en behaalde resultaten. Verbeterpunten grijp ik aan om het de volgende keer nog beter te kunnen doen.
Meer weten?
Wil je meer weten over wat ik voor jou en jouw organisatie kan betekenen als functioneel beheerder? Neem dan contact met mij op. Dat kan eenvoudig via het contactformuler.